みちの道

人生を変えるヒントがココにある

Michi no michi

毎日がちょっとハッピーになる情報

【効率よく仕事を終わらせる方法】今日も「ダラダラ仕事」をするつもり?

仕事が山積みのときは、何から手をつけて良いかわからずに、茫然としてしまうことってありますよね。とりあえず、どれか1つをやり始めて、何となくダラダラと仕事をしてしまうでしょう。

 

そして気がついたら、あっという間に一日が終わってしまい、ギリギリになってから焦りはじめることも少なくないはずです。それでは、あまりに効率が悪く、疲れも何倍も感じることでしょう。

 

そんな「ダラダラ仕事」にならず、効率よく仕事を終わらせる方法をご紹介します。

 

もくじ

 

 

効率よく仕事を終わらせる方法|時間がかかる仕事から始める

http://www.flickr.com/photos/62999165@N00/4969591293

photo by Seth W.

 

効率よく仕事を終わらせるには、1日の仕事をぜんぶ書きだして、綿密な計画を立てましょう。ろくな計画も立てずに、行き当たりバッタリで仕事をすると、時間内に終わらなくなることもあります。

 

仕事は大きく4種類に分けられます。

 

・簡単で時間がかからないもの

・簡単だけど時間がかかるもの

・むずかしいけど時間がかからないもの

・むずかしくて時間がかかるもの

 

この場合、あなたならどの仕事から取りかかりますか?

 

いちばん効率よく仕事を終わらせるには、「むずかしくて時間がかかるもの」から始めることがポイントです。

 

まだ疲れが出ていないうちに、頭を使った方が良いですし、時間のかかるものから取りかかった方が、後で焦ることが少なくなります。

 

たとえば簡単で時間がかからない仕事から始めたとすると、それなりに仕事をこなしている気分にはなれますが、「まだ1日は始まったばかりだから」という油断が命取りになります。

 

なぜなら、「まだ時間は充分にある」という気持ちがあるので、必要以上に時間をかけてしまう恐れがあります。

 

仮に本気を出せば30分で終わる仕事だったとしても、朝のゆとりのあるうちに、簡単で時間がかからない仕事をしてしまうと、1時間ちかくかかってしまうことも考えられます。

 

ここで倍の時間をかけてしまうと、残っているのはもっと時間のかかる面倒な仕事ばかりです。

どれだけ時間がかかってしまうか考えると、ぞっとします。

 

むずかしくて時間のかかる仕事から始めると、ある程度の時間が経っても、1つも仕事が終わっていないことに焦りを感じるかもしれませんが、そこは焦らず、今やっている仕事に集中しましょう。

 

効率よく仕事を終わらせる方法|優先順位の決め方

 

上に書いた4種類の仕事のほかに、期限が定められている仕事もあるでしょう。でもここでは、ぜんぶ本日中にやらなければいけない仕事だと過程してお話していきます。

 

4種類の仕事の優先順位は、

 

1. むずかしくて時間がかかるもの

2. むずかしいけど時間がかからないもの

3. 簡単だけど時間がかかるもの

4. 簡単で時間がかからないもの

 

になります。

 

時間がかかる仕事から片付けると言ったのに、なぜ「むずかしいけど時間がかからないもの」が2番目にくると思いますか?

 

その理由は、実際の作業には時間がかからないでしょうが、むずかしいがゆえに、取りかかるまでに時間がかかることが考えられるからです。

 

2番のような仕事は、自分が想像している以上に手こずる可能性があり、思わぬアクシデントや、時間を要することが考えられるのです。

これもある種の危機管理ですね。

 

残った仕事はすべて簡単ですから、頭はほとんど使わなくてもできることでしょう。

 

そのうちの時間がかかる仕事からやってしまえば、あとはもう「簡単で時間がかからない仕事」だけです。

 

気分的にもきっと楽なはずです。

 

簡単な仕事から始めてしまう心理

 

人間には、困難から逃れようとする本能があります。

そのため、むずかしくて面倒な仕事よりも、簡単で楽な仕事からやり始めてしまうのです。

 

その方が、仕事が進んでいるという意味で、自分を満足させることができるからです。

 

でも後になって焦ることになるならば、結果的にはまったく満足できていないことになりますよね。

 

いちばん最後の出来事が、記憶としてつよく刻まれますので、「今日は仕事がうまく進まなかった」というフラストレーションが溜まることになるのです。

 

一時的な満足感を得るためではなく、最終的に自分を満足させられるような仕事の進め方をする方が、記憶としては「今日はうまく時間配分ができた」と残るのです。

 

【まとめ】効率よく仕事を終わらせるには時間を支配しよう

 

効率よく仕事を終わらせる方法は、朝の時間的にも精神的にも余裕のあるうちに、むずかしくて時間がかかる仕事から取りかかるということです。そして自分の疲労が増すごとに、簡単な仕事へと移行していくのがベストです。

 

取りかかる前に、どの仕事に何分かかるのかを決める必要があります。たとえ少しくらい遅れても、焦らないでください。時間に支配されたらおしまいです。自分が時間を支配するようにしましょう。

 

そして定期的に休憩をとり、頭と体を休ませた方が、結果的に効率よく仕事を終わらせることができます。集中力が保てる時間は人それぞれに違いますが、一般的には90分が限界と言われています。

 

ですから、最低でも90分に1回は休憩をはさんでくださいね。コーヒーを飲んだり、外の空気を吸ったり、伸びをしてストレッチをしたり、体の緊張感を少しほぐしてあげましょう。効率よく仕事を終わらせる方法は、あなた次第です。