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仕事の効率を上げる方法|スピードアップすると仕事がラクになる

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毎日の残業で疲れ果てていませんか?

遅くまで仕事をすると疲れてしまって、いささか効率が悪いような気がします。

 

仕事の効率を上げるには、夜よりも朝のほうが頭がクリアになっているので良いと言いますよね。

でも作家のように「創造力」や「想像力」をはたらかせる場合には、右脳が活発になる夜のほうが、良いアイデアが浮かんでくることもあります。

 

仕事の効率を上げるなら、大切なことは「集中力」を保つことです。

とはいえ、人間の集中力が続く時間には限りがあります。

 

では、どんな方法で仕事の効率を上げれば良いのでしょうか?

 

仕事の効率を上げる方法

仕事の効率を上げる方法は、ちょっとした工夫次第で劇的に変わる場合があります。仕事の仕方は人それぞれですが、集中力を保つための方法はだいたい同じことが多いです。

 

1時間~1時間半ごとに5~10分の休憩をする

人間の集中力が保つ時間には、限りがあります。それがだいたい1~1.5時間だと言われています。そのため1時間~1時間半ごとに休憩を入れてみましょう。集中力が途切れたのに、無理に仕事を続けても効率が下がるだけです。

 

休憩といっても、一息つく程度。時間にして5~10分くらいの休憩を取るようにしましょう。あまり長く休憩を取ってしまうと、仕事への意欲が削がれてしまいます。

またパソコン作業をしている人にとって、1時間に1回くらい目を休める必要があります。

 

眠くなったら5~15分の仮眠をとる

仕事中は、もちろん寝てはいけません。でも、どうしても眠いときってありますよね。とくに昼食の後の眠気は、かなり強力です。そんな時は、無理に抵抗してもムダです。いくら頑張ろうと思っても、うまくいかないんです。だから諦めましょう。

 

眠くなったら5~15分の仮眠をとることをオススメします。それ以上眠ってしまうと、活動を再開するまでに時間がかかり過ぎてしまいます。でも5~15分の仮眠なら、頭がスッキリとして仕事がはかどるようになります。

 

とはいえ、会社で働いていると眠ることなんてできないですよね。そこは、あなたの工夫次第です。絶対に人に見つからない場所があるなら、そこで5分くらい仮眠をとりましょう。最悪の場合は、トイレもアリかもしれません。

 

やらなければいけない仕事をすべて書き出す

仕事の効率を上げる方法として良く言われているのが、TO DOリストの作成ですよね。やらなければいけない仕事を、すべて書き出してみましょう。そして、できればその場で優先順位も決めてください。

 

やらなければいけない仕事をすべて書き出すと、これから自分がどれくらいの仕事をしなければいけないのかが、目で見えるんです。この「頭の中を視覚化する」という行動が、じつはとっても大事です。

 

自然と仕事量と残りの時間を考えて、時間配分ができるようになります。書き出したからには、終わらせないと気持ち悪いので、何とか終わらせようと集中力も高まります。

 

気になっている事を何もかも書き出す

仕事の効率を上げる妨げになるのは、たまっている仕事のことだけとは限りません。仕事以外の心配事などのせいで、仕事の効率が下がっていることも考えられます。無意識のうちに、心配事のことを考えてしまっているのです。

 

だから気になっている事を何もかも書き出してみましょう。すると自分でも気づかなかった事が、仕事の妨げになっていることに気づくかもしれません。人は意識している部分よりも無意識の領域のほうが、はるかに大きいのです。

つまり無意識で感じている心配事に、思考が支配されていると考えられます。

 

やりたい仕事から手を付ける

仕事もしくは会社のことだけを考えると、「やるべき仕事」から片付けるのがベストです。でもモチベーションをアップさせたり、人生を変化させるために必要なのは「やりたい仕事」から手を付けることなんです。

 

そんな時に大切なのは、「緊急性」よりも「発展性」のある仕事。組織で働いている限りは、いつもそうするわけにはいかないでしょう。でも、どうしても効率が悪い時や、やる気が出ない時は活用してみてください。

 

残業をしないための「スピードアップ仕事術」

残業ばかりしていると、仕事の効率は下がるばかりです。睡眠をしっかりとって、疲れを回復させなければ、最高のパフォーマンスはできませんよね。

そのためには、残業をいかに減らせるかにかかっています。では、残業しないためのスピードアップ仕事術をご紹介しましょう。

 

午前中でやるべき仕事を終わらせる

仕事の時間が1日あると思うから、つい滑り出しでノロノロしてしまうんです。「今日の仕事は午前中で終わりにするぞ」という意気込みで取り組むことが大切です。すると本当に、最低限の今日やるべき仕事を午前中で終わらせることができます。

 

毎日、いかに効率が悪かったのか気づくと思います。仕事の性質上、時間配分ができない人もいると思いますが、デスクワークがメインの人は、この戦法でいくのがオススメです。

 

スキマ時間を上手に利用する

残業しないためのスピードアップ仕事術は、スキマ時間を上手に利用することです。これは、鉄則ですね。ちょっとした時間が空く時ってありますよね。たとえば電車に乗っている時間、9時の始業までの時間などもスキマ時間に当たります。

 

また仕事と仕事の間にも、スキマ時間ができる場合があるでしょう。そんな時こそ、スピードアップ仕事術の出番です。

「忙しい」が口ぐせの人は、いつも時間が足りないと思っていますが、仕事をコントロールできている人は、むしろ時間に余裕を持っています。

 

その差は、スキマ時間の使い方にあると思うんです。ちょっとした時間にボーッとするのではなく、ちょっとでも仕事を進めることは可能です。スキマ時間にできそうな仕事を、あらかじめピックアップしておくのも効率的ですね。

 

「簡単な仕事」「面倒な仕事」から片付けていく

えっ、どっち?と思いますよね。どっちも有効なんです。

仕事の効率を上げるには、簡単な仕事から片付けていくとペースが乗ってきます。その勢いのまま、やるべき仕事に取り組むことができます。

 

または面倒な仕事から片付けていくと、時間に余裕ができます。先に時間がかかる面倒な仕事を終わらせることで、疲れてくる午後には簡単な仕事をすることができます。

どちらか自分のやりやすい方法、もしくはその日の気分で決めても良いでしょう。

 

期限の迫った仕事を先に片付けてしまう

スピードアップ仕事術は、優先順位を間違えないことです。たとえば期限の迫った仕事は、先に片付けてしまいましょう。ギリギリまで引き延ばしても、何一つ良いことがありません。

 

チェック作業をする時間がなくなるし、余裕がないのでミスも増えます。仕事の完成度が、あなたの社会人としての評価を左右するのです。ミスがいけないわけではありません。回避できるはずのミスをするのは、責任感が足りないということです。これからでも、挽回できますよ。

 

終業時間前は明日の準備をする

残業をしなくなると、定時で帰れる喜びを感じられるようになります。就業時間の1時間前くらいからは、明日の仕事の準備をしておきましょう。決してムダにしてはいけない、大切な時間です。

 

余裕があれば、今日の仕事を振り返って反省点を再確認しましょう。人は忘れる生き物です。反省点を思い返すことで、次からどんどん改善されていきます。それが成長という、素晴らしい達成感へとつながるのです。

 

努力しているのに仕事の効率が上がらない理由

一生懸命に努力しているのに、なぜか仕事の効率が上がらない理由を考えてみましょう。それは、必ずしもあなたのせいではないかもしれません。でも仕事が間に合わなかったのは、あなたの責任です。

では、どんなことが考えられるのでしょうか。

 

やらなくて良いことで時間をムダにしてしまう

仕事の中には、やらなくて良いこともあります。これは説明がむずかしいのですが、つまらなくて誰でもできる仕事に価値がないという意味ではありません。そうではなく、たとえば「今」やらなくて良い仕事や、あなたがやると効率が下がるような仕事です。

 

やらなくて良い仕事をすると、時間を確実にムダにしてしまいます。メールを見て返信する時間も、見直してみるとかなりムダが含まれている場合が多いです。メールが来るたびに確認してしまうのが、いちばん効率の悪い仕事の仕方です。

 

メールは1~2時間に1回見るとか、1日2回だけにするなど、時間を決めておくのが効率的です。もし急ぎのメールが来ても、対応できるくらいの間隔を自分で決めましょう。

 

仕事が中断されると戻るまでに25分かかる

仕事の効率が悪い理由は、ちょくちょく仕事が中断されることが原因かもしれません。たとえば電話に出るとか、先ほどのようにメールを見るとか。また後輩などからの質問に答えたり、上司からの話で中断せざるを得なかったり。

 

このような、さまざまな理由で仕事が中断されると、仕事の効率は確実に下がります。なぜなら、仕事が中断されてから戻るまでに25分かかると言われています。つまり10分間の話をするために仕事が中断されると、35分間のロスになるということ。これは大きいですね。

 

だからといって、「話しかけないでオーラ」を出したら人間関係にヒビが入ります。その辺はうまく調節してくださいね。おしゃべりが比較的少ない午前中に、一気に仕事を終わらせるのも1つの方法です。

 

一人でできる仕事とチームワークが必要な仕事がある

仕事には「一人でできる仕事」と「チームワークが必要な仕事」があります。といっても、ほとんどの仕事は一人だけでできるものではありません。何らかの形で、誰かの力を借りているものなんです。

 

もし分担できる環境にあるなら、誰かを頼ることも必要です。また得意な人がいるなら、得意な人に任せることが効率を上げるコツです。ムリに自分でやっても、時間がムダにかかるだけです。得意なことは、得意な人にまかせましょう。それが効率アップのコツです。

 

「失敗が怖い」「面倒くさい」などのネガティブ感情

仕事の中には、「やりたくない仕事」もあるはずです。その仕事に取りかかる時になると、ネガティブな感情が顔を出していませんか?

失敗が許されない仕事や、複雑で面倒くさい仕事でネガティブ感情が湧き出してきたら、とりあえず単純作業に切り替えましょう。ネガティブな感情があると、仕事の効率が下がるからです。

 

たとえば机の上や部屋の中を整理整頓します。身の周りがキレイに片づくと、頭の中もスッキリして、心も落ちつくことでしょう。

または何か単純作業が仕事に含まれているなら、今はそれに取りかかりましょう。封筒に資料を入れるとか、宛名書きをするとか、何かあればやってみてください。

 

仕事の効率を上げる方法は、自分を過信しないこと

仕事の効率を上げる方法をご紹介しました。

仕事の効率を上げるには、自分の仕事の仕方を毎日見直すことが大切です。「これが良い方法だ」と思っても、しばらくするともっと良い方法が見つかるかもしれません。それは毎日のように自分の仕事の仕方を考えていないと、見つけられないことです。

 

そのためには、自分を過信しすぎないことです。「自分はできる」と自信を持つことは良いのですが、漠然とした「大丈夫だろう」という自信では、何かあった時に簡単に吹き飛んでしまいます。

 

もっと着実に足元を固めて、「これで本当に大丈夫だろうか」と常に自分の仕事のやり方に疑問を持ち続けることです。つねに「もっと良い方法があるかもしれない」と考えることで、数ヶ月後、1年後のあなたは確実に成長しているはずです。