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効率よく仕事をする方法|仕事を効率化して早く終わらせるコツ

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効率よく仕事を終わらせる方法にはコツが必要!

みんな早く帰ってしまい、静かなオフィスでひとり仕事をしている……。

「なんで仕事が遅いんだろう?」と悩んでいませんか?

 

残業すると上司に怒られる。でも、早く仕事を終わらせる方法がわからない。

そんなあなたの悩みを解決するのが、「効率よく仕事をする方法」です。

 

今回は、仕事の効率が悪い理由と、効率よく仕事をする方法。そして、早く終わらせるコツについてもご紹介します。

 

効率よく仕事を終わらせることができれば、たくさんのメリットがあります。

  • 上司からの評価が上がる
  • モチベーションがアップする
  • 心にゆとりが生まれる

 

仕事を効率化することは、人生を好転させ、あなたをデキる人に変えていってくれるでしょう!

 

仕事の効率が悪い理由とは?

そもそも、なぜ仕事の効率が悪いのでしょうか? その理由がわかれば、解決のヒントになりますよ。まずは、自分の仕事ぶりを再チェックしてみましょう。

 

仕事の全体像が見えていない

目の前の仕事しか見えていないと、ゴールが不明確で迷ってしまいます。手探り状態で仕事を進めることになり、自分が今、何の仕事をしているかもわからなくなります。また、自分がやるべき仕事量が把握できず、どれくらいの時間がかかるのか予測することもできません。

 

そんな漠然とした不安によって気が散漫になり、仕事の処理スピードは低下。これが仕事の効率が悪くなる理由です。そのため、仕事の全体像を把握することが大事なんです。

 

段取りが悪い・優先順位がつけられない

全体像が見えていないと、仕事の優先順位もわからず、段取りよく仕事を進めることができません。1日の仕事量をみて、どれから取りかかり、いつまでに終わらせるのかがわからなければ、うっかりミスも多発してしまうでしょう。

 

たとえば、締め切りが迫っている仕事を後回しにしてしまい、ギリギリで気づいて徹夜になるとか。そうなったら仕事の効率も悪くなるし、体のコンディションも悪くなる。気持ちまでブルーになってしまいます。そんな状態で、いい仕事ができるはずはありません。

 

完璧主義が仕事を遅らせる

そもそも完璧な仕事なんて、できるはずがありません。ほとんどの仕事には、「これが完璧です」という明確なものがありませんよね。それなのに、完璧な仕事を求めてしまう。それって、ゴールのない戦いをしているのと同じです。

 

完璧主義で仕事をしていると、どんどん仕事が遅れてまわりに迷惑をかけることもあります。こだわらなくていい部分にはこだわらず、最低限のレベルをクリアしていればOKです。

 

1つの仕事に時間をかけるよりも、たくさんの仕事をこなせる人のほうが、会社からは頼りにされます。

 

1つの作業に時間をかけ過ぎる

仕事の効率が悪い理由は、1つの作業に時間をかけ過ぎること。ゴールがわからず、全体像も見えていないと、1つの作業にどれくらいの時間をかければ時間内に終わるのか、わかりませんよね。

 

すると、ついダラダラと仕事をしてしまいがちなんです。これが、仕事の効率が悪くなる大きな原因。時間のかかる作業と、短時間で終わる作業を同じように処理してしまっては、ムダに時間がかかって効率が悪くなります。

 

電話やメール、まわりの対応で仕事を中断する

電話やまわりの対応に関しては、ある程度その都度やらなければいけません。でも、もっとも仕事の効率が悪くなるのが、メールの対応です。メールが来るたびに仕事を中断していては、一向に仕事がはかどりません。

 

優先しなければいけない仕事があるのに、メールが来るたびに仕事を中断すると、今やっている仕事の進み具合がわからなくなり、頭が混乱してしまいます。頭が混乱すると集中力も低下。短時間で終わる簡単な作業ですら、時間がかかってしまいます。

 

効率よく仕事をする方法

では、効率よく仕事をするには、どのような方法があるのでしょうか? ポイントは、その都度考えるのではなく、段取りを決めておくことがもっとも効率よく進めるコツです。

 

明日の準備をしっかり固めておく

翌朝、いきなりトップスピードで始められるように、万全の準備をしておくことが重要。スタートが出遅れると、その後もダラダラになり、モチベーションも上がりません。

 

そうなると、仕事のスピードが遅くなるだけでなく、仕事の質まで低下してしまいます。だから、前日のうちに明日の準備をしっかり固めておくことは、効率よく仕事をする上で、とても重要なポイントなんです。

 

時間を設定する

仕事には、時間のかかる作業と、短時間で終わる作業があると思います。それぞれにかかる時間が違うので、1つ1つの作業を何時までに終わらせるのか、時間を設定しましょう。

 

時間を決めないで作業をはじめると、ダラダラと仕事をしてしまい、効率がガクンと落ちます。「この時間までに終わらせるぞ!」と時間を決めることで、仕事に対する目的が明確になり、モチベーションもアップします。

 

メールの対応は時間を決める

仕事の効率が悪くなるのは、たびたび仕事を中断するから。これを解決するには、メールの対応をする時間を決めること。メールは、1日に数回チェックすれば良いでしょう。

 

まずは朝一番にチェックして、すぐに返信できるものはその場で返信します。そうでないものは、昼頃チェックして返信。その日のうちに返信すべきメールは、業務が終了する1時間くらい前に返信しておきましょう。

 

そして、帰り際にもう一度チェックして、急ぎでないものは翌朝に再チェックして返信すれば良いでしょう。メモしておけば、朝一番で素早く返信できます。

 

優先順位を決める

仕事には、優先順位の高いものと低いものがあります。優先順位の高い仕事から取りかかれば、時間的な余裕もできて、落ちついて仕事を処理することができます。しかし、この順番をまちがえると、納期ギリギリで焦ってしまうため、完成度の低い仕事をしてしまうことにつながります。ミスも増えるでしょう。

 

納期ギリギリに提出すると、上司やクライアントからの印象も悪くなり、評価が下がります。すると仕事へのモチベーションも下がり、集中力も低下。メンタル的にも仕事の効率が悪くなります。

 

これを回避するためには、仕事をはじめる前に優先順位を決めること。これを決めるポイントは、「納期」と「重要度」です。「納期が近い仕事」「社外の人が絡む仕事」を優先させましょう。

 

次に優先順位が高いのは、自分以外の社内の人が絡んでいる仕事。ほとんどの仕事は自分一人でやっているわけではありませんが、直接的に他の人と絡む仕事は、できるだけ優先させましょう。

 

仕事の優先順位を決めることは、段取りよく仕事を進めることであり、仕事の全体像を把握することにもつながります。

 

仕事を効率化して早く終わらせるコツ

効率よく仕事を終わらせるには、何かコツがあるのでしょうか? 仕事をもっと効率化して、早く終わらせるためのコツについてご紹介します。

 

通勤中に仕事の段取りをイメージする

仕事を効率化するコツは、朝の通勤中に、今日一日の仕事の段取りをイメージすることです。まず何から取りかかり、何時までにどこまで終わらせるのか、などをイメージしておきましょう。イメージすることで、スタートからスムーズに仕事が進みますよ。

 

仕事前にデスクを整理する

デスクがごちゃごちゃになっていると、頭の中もごちゃごちゃになってしまいます。そのため、仕事前にデスクを整理することから始めましょう。必要なものがすぐに取り出せないのは、仕事の効率を悪くする大きな原因です。

 

何がどこにあるのかを把握するためにも、仕事前にデスクを整理することは大事。これは、前日の仕事終了後にやっておくことが可能です。前日にやっておけば、朝からムダな時間を使わずに、すぐに仕事をスタートできますね。

 

集中力が切れたら小休憩をとる

業務が大量にあり、仕事に追われていると、休憩をとる時間すらもったいないですよね。でも、人間の集中力は、そう長くはもちません。そのため、集中力が切れたら小休憩をとりましょう。

 

無理に仕事を続けても、効率が悪くなるだけ。しっかりと休憩をとって、頭をスッキリさせてから仕事を再開しましょう。結果的に、そのほうが仕事の効率が良くなります。

 

仕事がデキる人を観察する

あなたのまわりに、仕事のデキる人が一人はいますよね? 仕事がデキる人の行動を観察すると、何かヒントになることが必ずあるはずです。それを真似してみることで、あなたもその人のような仕事ができるようになります。

 

休憩時間に仕事のコツについて質問してみるのも良いですし、一緒に行動してリアルに感じることも大切です。どんどん盗める部分は盗み、自分のものにしていきましょう。

 

人に頼める仕事は頼む

仕事には、自分が処理しなければいけないものと、自分以外の人がやってもOKな仕事があります。そのため、人に頼める仕事は頼んでしまうのも1つの方法です。自分一人で仕事を全部かかえこむと、キャパオーバーになってパンクしてしまいます。

そうなる前に、時にはまわりの人を頼りましょう。

 

わからないことは早めに聞く

わからないことがあると、そこで仕事がストップしてしまいますよね。自分で考えても解決できないことは、考えるだけ時間のムダです。また、わからないことを放置すると、どんどん仕事がたまっていき、効率よく仕事をすることができなくなります。

 

だから、わからないことは早めに聞くようにしましょう。聞くときは、相手の仕事を中断させることになるので、タイミングは大切です。だからといって、「聞いたら悪いかな」と余計なことを考えるのは不要。まわりの人のためにも、わからないことはすぐに聞くようにしましょう。

 

効率よく仕事が終われば心にゆとりが生まれる!

効率よく仕事をする方法についてご紹介しました。仕事の効率が悪くなる理由がわかれば、その改善点も見つかります。また、仕事の効率化にはコツが必要なので、日頃から習慣化していけば、どんどん仕事の効率はアップしますよ。仕事が早く終われば、心にゆとりが生まれます。それがあなたの評価につながり、人生を豊かにしていけるでしょう!